Privacy afspraken
Ook van een go-vereniging wordt er verwacht dat je afspraken hebt hoe je met de persoonsgegevens van je leden omgaat. Enerzijds omdat dat vanuit de wetgeving vereist wordt (Algemene Verordening Gegevensbescherming), maar vooral omdat dat naar je leden ook wel zo netjes is. Invoering van privacy afspraken, eventueel gefaseerd, spreek je zelf af met je leden. De AVG stelt een aantal eisen, maar je kunt zelf met je leden afspreken hoe gedetailleerd je de afspraken maakt.
Het vastleggen van afspraken kun je doen in een privacy statement. Naast het vaststellen door het bestuur, kun je dat laten goedkeuren op de Algemene Vergadering van je club. Als je geen formeel bestuur of Algemene Vergadering hebt, bespreek het dan op een andere manier met de leden. De NGoB heeft een privacy statement, goedgekeurd op een AV in 2019, en gepubliceerd op deze website. Met wat plak en knipwerk kun je daar het privacy statement voor jouw club van maken.
Vereiste toestemmingen
Het doorgeven van persoonsgegevens van leden door een go-vereniging aan de NGoB kun je noemen in het privacy statement. De doorgifte kun je verbinden aan een doelstelling van de club. Zie daarvoor ook de doelstellingen in het privacy statement van de NGoB. Voor de doorgifte aan de NGoB is dan geen aparte toestemming vereist.
Indien je foto's van leden wilt publiceren, bijvoorbeeld op je website, heb je wel toestemming nodig. Die toestemming kan eenmalig verleend worden, bijvoorbeeld op het formulier om lid te worden, of op een apart toestemmingsformulier.
Indien je in je privacy statement niet hebt opgenomen dat je de namen van leden publiceert in standen en uitslagen, dan heb je daar apart toestemming voor nodig. Ook dat kan eenmalig bij het lid worden, of in hetzelfde toestemmingsformulier als boven genoemd.
Nogmaals: de toestemming van leden op deze punten is vereist door de AVG, maar belangrijker is nog dat je op die manier de privacy van je leden respecteert.
Contactpersoon privacy
Spreek onderling af wie contactpersoon is voor privacy. Voor de leden is het prettig te weten bij wie ze terecht kunnen met vragen of een eventuele klacht.
